Rapporteringsrutin (= policy)

I vår verksamhet inträffar eller kan inträffa saker och händelser som inte alltid följer det normala mönstret, detta är ofrånkomligt. Det viktiga är att det inträffade dokumenteras, analyseras och att korrigerande åtgärder för att förhindra ett upprepande sätts in.

Vi skiljer på fyra typer av händelser och har beskrivit dom enl. följande:

1. Avvikelse – Beskriver en händelse som inneburit negativ påverkan på miljö, arbetsmiljö och/eller säkerhet eller för oss, antingen ekonomiskt eller genom minskat förtroende på marknaden, eller en kombination av dessa.
   Händelsen kan t. ex. vara skada på person, gods, utrustning eller egendom. Kan även gälla rent miljörelaterade händelser, typ slangbrott eller andra händelser som försenar en transport eller interna brister i KoV, rutiner, instruktioner, kommunikation och planeringsmissar eller rent slarv. Även olika klagomål från kunder eller allmänhet inryms här. En traditionell trafikolycka, oavsett skuldfrågan, utmynnar normalt sett inte i en avvikelserapport utan klassas som ett försäkringsärende och redovisas separat. Inte heller händelser som vi inte råder över, t. ex. stopp i trafiken vilket kan leda till försening, skall klassas som en avvikelse.
2. “Näramiss” – Beskriver en händelse enl. ovan som inte inneburit någon negativ påverkan på miljö, arbetsmiljö och/eller säkerhet eller för oss, varken ekonomiskt eller genom minskat förtroende på marknaden men som hade kunnat göra det. 
3. Förbättringsförslag – Förslag på åtgärder som kan leda till en positiv påverkan på miljö, arbetsmiljö och/eller säkerhet eller för oss, antingen ekonomiskt eller genom ökat förtroende på marknaden, eller en kombination av dessa.
4. Tillbuds- och skaderapport – Beskriver en händelse/skada som någon anställd råkat ut för i samband med utfört arbete för arbetsgivaren. Det kan gälla en skada men även ett tillbud vilket kunnat leda till en skada.

Den i särklass vanligaste rapporten är avvikelserapporten. Den är också viktig för oftast genererar den en kostnad eller badwill för oss. Vårt mål är att ha så få avvikelserapporter som möjligt och har därför satt ett maxbelopp vad dessa får kosta oss [se FÖRETAGET – Mål]. En avvikelserapport skrivs och görs känd för att minimera risken att händelsen upprepas. En noterad avvikelse kan i förlängningen leda till förbättringar i verksamhetssystemet och t.o.m. till en förbättrad kundupplevelse, även för kunden som precis kanske blivit drabbad.

En nästan lika viktig rapport är näramissrapporten. Inte ekonomiskt men den beskriver en händelse som skulle kunna leda till en allvarlig incident eller händelse och i ett senare skede kanske drabba företaget säkerhetsmässigt, ekonomiskt eller goodwillmässigt. Den är dessutom ett av alla dom krav som beskrivs i SQAS. Alla anställda uppmanas att verkligen anstränga sig och skriva dessa rapporter när det anses påkallat.

Slutligen uppmanas alla anställda att lämna in förbättringsrapporter när detta känns motiverat. 

Chaufförsrutin

• Chauffören vidtar evtl. akuta räddningsinsatser på platsen.
• Chauffören ringer sin trafikledare och informerar om händelsen [se även chaufförsrutin under TRANSPORT – Transportinstruktioner/Skaderapportering eller flik 5 i chaufförspärmen].
• Chauffören upprättar en av rapporterna ovan om detta anses lämpligt

Kontorsrutin

• Trafikledaren ringer utan dröjsmål den som bokat transporten och lämnar den omedelbara information han har om evtl. försening, skada etc.
• Ge KMC all information om händelsen för uppföljning och utredning
• (Avvikelse-) rapport upprättas av TL eller KMC om inte chauffören redan gjort detta. 

Skriva rapporter

• Kontoret fyller i det elektroniska rapportformuläret på HALL-ON-NET.
• Chauffören skall i möjligaste mån även fylla i rapportformuläret på HALL-ON-NET. Om inte detta är praktiskt möjligt kan en chaufför även manuellt fylla i rapportformuläret som finns i chaufförspärmen [se bilaga 11] och lämna till KMC. En chaufför kan även skicka ett vanligt e-mail från sin hemdator till kim@hallens.com så behandlas den enl. rutin.

Behandling av inkomna rapporter 

KMC statistikför alla inkomna rapporter och letar efter trender och tendenser (se rapport- sammanställning – endast tillgänglig i HVS intranät på kontoret. KMC kan visa för övriga) samt ser till att nödvändiga korrigerande åtgärder vidtas för att förhindra ett upprepande (antingen själv eller genom delegering) samt att dokumentera de eventuella ändringar i systemet som behövs. Är inte problemet av akut art sker detta 1 gång per år i samband med internrevision.

Sammanställning 2022:

Under 2022 skrevs sammanlagt 26 rapporter. Av dessa var 16 st (62 %) avvikelserapporter, 7 st (27 %) var tillbuds- och skaderapporter, 3 st (12 %) var förbättringsrapporter.

2022 = Dom 16 st avvikelse- och näramissrapporterna inkl. 1 st tillbuds- och skaderapport (2021 = 20 st) renderade en kostnad på ca 49.300 kr* (2021 = ca 76.700 kr) och bestod av:

1. [3] – Slarv, missar = 5 st eller 31 % till en kostnad på 27.341 kr 
   (2021 = 9 st / 45 % till en kostnad på 12.000 kr)
2. [4] – Ej följt rutiner/instruktion = 5 st eller 31 % till en kostnad på 0 kr
   (2021 = 5 st / 25 % till en kostnad på 30.000 kr)
3. [7] – Övrigt = 2 st eller 13 % till en kostnad på 0 kr
   (2021 = 3 st / 15 % till en kostnad på 9.500 kr)
4. [6] – Miljöpåverkan = 2 st eller 13 % till en kostnad på 17.045 kr  
   (2021 = 2 st / 10 % till en kostnad på 15.696 kr)
5. [5] – Brist i rutin/instruktion = 1 st eller 6 % till en kostnad av 0 kr 
   (2021 = 1 st/ 5 % till en kostnad på 9.500 kr)
6. [2] – Planering = 1 st eller 6 % till en kostnad på 0 kr 
   (2021 = 0 st / 0 % till en kostnad på 0 kr)
7. [1] – Skador = 0 st eller 0 % till en kostnad på 0 kr
   (2021 = 0 st / 0 % till en kostnad på 0 kr)

* = resultatet preliminärt då alla avvikelser ej är avslutade

[Siffrorna inom klamrar hänvisar till dom olika händelsetyperna på rapportsammanställningen]

Samtliga rapporter  
(Rapport nummer och A = Avvikelse, F = Förbättring N = Näramiss T/S = Tillbuds- och skaderapport)

2021: 21-001T/S – 21-002T/S – 21-003A – 21-004A – 21-005T/S – 21-006A – 21-007T/S – 21-008T/S – 21-009A – 21-010A – 21-011A – 21-012T/S – 21-013A – 21-014A – 21-015A – 21-016A – 21-017A – 21-018A – 21-019T/S – 21-020A – 21-021A – 21-022A – 21-023A – 21-024F – 21-025A – 21-026A – 21-027A – 21-028T/S – 21-029A

2022: 22-001A – 22-002A – 22-003T/S – 22-004A – 22-005A – 22-006T/S – 22-007A – 22-008A – 22-009T/S – 22-010T/S – 22-011A – 22-012A – 22-013T/S – 22-014T/S – 22-015A – 22-016F – 22-017A – 22-018T/S – 22-019A – 22-020A – 22-021A – 22-022A – 22-023A – 22-024F – 22-025A – 22-026F

2023: 23-001A – 23-002A – 23-003A – 23-004A – 23-005A – 23-006T/S – 23-007F – 23-008T/S – 23-009A – 23-005A – 23-010A – 23-011A – 23-013A – 23-014A – 23-015A