Inköp

Snabbsök:
Allmänt – Ansvarsnivåer – Bedömning av leverantör
– Fordonsinköp – Lejåkare – Rutin

Allmänt

Inköp omfattar flera olika områden; Lokaler, fordon, kontorsmaterial, transporttjänster, konsulttjänster, försäkringar, utbildning, drivmedel, däck m.m. Halléns har valt att indela organisationen i fem beslutsnivåer/ansvarsområden. Nivåerna/områdena motsvarar de fem beslutsnivåerna i FÖRETAGET – Organisation eller befogenhetsnivåerna i FÖRETAGET – Ansvar och befogenheter. [se även FÖRETAGET – Policys/inköp].

Ansvarsnivåer

Rutin

Samtliga inköp bygger på ett avtal, offert eller prislista. Bekräftelse på inköp görs via påskrift av avtal eller offert. Kontroll av följesedel och faktura görs vid övriga inköp.

Fordonsinköp

Vid inköp av fordon är det svårt att göra en kravspecifikation på vad som skall ingå för detta beror helt och hållet på vad fordonet (dragbilen eller trailern) skall användas till. Fordonen vi köper är oftast standardutrustade från fabrik för att sedan kompletteringsutrustas hos oss, beroende på deras arbetsuppgifter. I en dragbil ingår t. ex. dom flesta säkerhets- och komfortdetaljer i standardutrustningen idag (t. ex. säkerhetsbälte, AC, utvändig främre närsiktsspegel för döda vinkeln m.m.).
När det gäller släpvagnar i allmänhet och lastbärare (typ tankcontainer) i synnerhet ställs det i SQAS högre krav på att dessa uppfyller dom krav och riktlinjer som CEFIC/ECTA/EPCA har angivit i sin guideline. Hos oss berör detta dels ett större antal tankcontainers vi leasar av en fransk uthyrare, Combipass och dessa har bekräftat att deras tankcontainers lever upp till dessa krav (bekräftelse) samt dom tippchassin vi köper av LAG (bekräftelse). 

Bedömning av leverantör

Halléns har en kontinuerlig bedömning av sina leverantörer utifrån vissa uppställda kriterier. En genomgång av leverantörer sker 1 gång per år i samband med internrevisionen. Detta sker genom att EPC, TRC och KMC granskar och bedömer leverantörens möjligheter att uppfylla de krav som vi ställer. Denna kontroll leds och genomförs av KMC. Vid avvikelser tas kontakt med leverantören för ny förhandling eller avslut [se Lista över godkända leverantörer/se bilaga 8 i HVS pappersversion resp. Trafikljusbedömning av leverantörer/ – endast tillgänglig i HVS intranät på kontoret. KMC kan visa för övriga]. 

Nya leverantörer tas in efter prövning av berörda parter. Befogenhet att anlita en ny leverantör inom sitt verksamhetsområde ligger på nivå 3. För övriga leverantörer krävs befogenhetsnivå 2 [se FÖRETAGET – Organisation]. Vid kontrakterande av ny leverantör kontrolleras att denne är godkänd för F-skatt (via registerutdrag), erforderliga försäkringar och rekommendationer alt. referenser.

Lejåkare KMC

Trenden inom bulktransporter går åt att det blir färre men större transportörer. I och med detta ökar användningen av underentreprenörer för att kunna klara av dom ökade volymerna.

Halléns filosofi är att vi försöker i första hand genomföra våra åtaganden med egna bilar och egen personal så långt det är möjligt, men ökade, och ibland tillfälliga, flöden kräver att vi kontrakterar underentreprenörer, s.k. lejåkare.

Vi är mycket noggranna vid valet av lejåkare. Det vanligaste är att de använder sig av vår utrustning (chassin t. ex.) och enbart för lastningar för vid lossningar ställs ofta högre krav på specialutrustning (tipp och blås t. ex.). För övrigt se vår lejåkarpolicy.

För att en lejåkare skall kunna godkännas av oss skall svenska lejåkare årligen fylla i dokumentet lejåkardata samt till detta bifoga registerutdrag, försäkringsbevis, kopior på nationellt och evtl. internationellt tillstånd, samt frågeformulär för truckkörning i förekommande fall. Vidare undersöks ADR-, kvalitets-, miljö-. säkerhets- och trafiksäkerhetsstatusen. Har lejåkaren svårt att leva upp till våra krav ställer vi krav på att man förbättrar sig. Lejåkaren får dessutom utdrag från HVS på policys, instruktioner, checklistor etc. vilket man åtar sig att följa. Våra utländska lejåkare skall årligen fylla dokumentet Subcontractor Survey.

Sedan har vi ett antal kunder som ställer varierande krav och önskemål på att vi och därigenom även våra lejåkare är SQAS-granskade. OBS: Vi får vi inte använda oss av lejåkare i något led för en direktkund som genom ett kontraktsförfarande kräver att vi är SQAS-granskade (se nedan) om inte lejåkaren är SQAS-granskad av oss.

SQAS-status för våra vanligaste direktkunder:

• Nivå 1 – Krav på att vi/våra lejåkare är SQAS-granskade: Borealis, Bertschi*, Nordic Bulkers* (* = alt. godkända av Borealis)
• Nivå 2 – Önskemål att vi/våra lejåkare är SQAS-granskade: Cabot, Colombian Carbon, Evonik Degussa, Scandi Bulk
• Nivå 3 – Inga specifika krav: Övriga

Godkända lejåkare Sverige:

Godkända lejåkare utomlands:

Väntar in svar på subcontractor survey från följande företag:

OBS: Sätts ytterligare lejåkare in, här hemma
eller utomlands måste detta meddelas till KMC!