Företaget har antagit ett antal policys i syfte att upprätthålla en hög kvalitet och kunna utföra så säkra och miljöanpassade transporter i hela organisationen som det överhuvudtaget är möjligt. Säkerheten för och omtanken om det egna företaget med dess personal, kunder, leverantörer och miljön vi lever i får aldrig sättas på spel:

Affärspolicy

• Ha en effektiv och snabb service
• Ha ordning och reda
• Ha reda på vad som händer
• Ha 100%-ig kontroll på debet och kredit
• Ha lönsamhet på kort och lång sikt

Alkohol och drogpolicy

Arbete och droger hör inte ihop. En alkohol- och drogfri arbetsplats är en förutsättning för en god arbetsmiljö. Ett missbruk påverkar inte bara missbrukaren själv utan också arbetskamrater och i förlängningen även kunder.
Arbetsgivaren och alla anställda har ett gemensamt ansvar att verka för en effektiv och mänsklig arbetsmiljö utan alkohol eller andra droger.
Om problem med bruk/missbruk av alkohol eller andra droger uppstår, är det viktigt att snabbt och bra hantera dessa problem.
Hos Halléns¹ ska ingen vara påverkad av alkohol eller andra droger under arbetstid. Bruk av alkohol eller andra droger på fritiden får inte påverka säkerhet, effektivitet och trivsel på arbetsplatsen.
Det är allas ansvar att reagera om man vet om eller misstänker att alkohol- eller annat drogmissbruk förekommer på arbetsplatsen. Personalchefen² ska underrättas för att kunna vidta de åtgärder som behövs.
Finns misstanke om missbruk bör personalchefen² ta initiativ till samtal med den anställde och ta reda på orsakerna till ökad frånvaro eller försämrad arbetsprestation samt, vid behov, erbjuda kostnadsfri professionell hjälp. Om detta inte hjälper eller om den anställde motsätter sig professionell hjälp bör avsked övervägas.
Det får inte heller förekomma att en representant för Halléns medför alkohol eller andra droger till kunder för försäljning. Dels är detta en olaglig handling och dessutom kan det innebära att personen i fråga omedelbart avvisas från kunden och inte är välkommen tillbaka. 
¹ = Eller någon som representerar Halléns (typ lejåkare)
² = Eller åkeriägaren om det gäller en lejåkare

Arbetsmiljöpolicy

Det övergripande arbetsmiljöarbetet i vårt företag är att säkerställa en arbetsmiljö som inte utsätter våra medarbetare/anställda för ohälsa eller olycksfall, följer lagar och andra krav och med ständigt förbättrad arbetsmiljöprestanda kontrollerad genom arbetsmiljömål. Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och i samklang med tillämpliga delar av företagets övriga policys, samt att hänsyn tas till den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. Riktlinjer för arbetsmiljöarbetet.

Halléns tar som arbetsgivare avstånd från all form av kränkande behandling/mobbning. Grunden för vår männsiskosyn är respekt för varje människas unika och lika värde. Människor är olika känsliga. Ett beteende som en medarbetare ignorerar kan för en annan upplevas som djupt kränkande. Därför har som regel den utsatta personen tolkningsföreträde om en kränkning förekommit. Med kränkande behandling/mobbning menas åtekommande negativt utmärkande handlingar eller yttringar som riktas mot enskilda medarbetare. Det kan handla om t.ex: 

• Förtal eller nedsvärtning av medarbetare eller dennes famil
• Kalla någon vid öknamn
• Medvetet undanhållande av arbetsrelaterad information
• Medvetet saboterande eller försvårande av arbetsutförande
• Uppenbart förolämpande utfrysning, negligering av medarbetaren
• Förföljelse i olika former
• Överkritiskt eller negativt bemötande/förhållningssätt

Projekt Nolltolerans Attityd

Brandskyddspolicy

Halléns Transport skall kontinuerligt bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) och därigenom ha kunskap om hur vi förebygger bränder samt hur vi agerar på ett säkert sätt i händelse av brand.

Datapolicy

Det grundläggande målet är att vi skall få en ökad funktionalitet, effektivitet, kvalitet och tillgänglighet i våra IT-system under godtagbar säkerhet. För att uppnå en godtagbar säkerhet krävs bl.a. följande:

• Endast dator som godkänts av Halléns (EPC) får anslutas
• Anslutning får endast göras av behörig person
• Endast program som godkänts får installeras
• Dator skall ha virusskydd
• Skärmsläckare som aktiveras efter 15 minuter* 
• Varje medarbetare skall ha ett unikt användarkonto och ett unikt lösenord
• Det är inte tillåtet att låna ut sitt lösenord eller användarkonto till någon annan
• Systematisk justering/ändring av lösenord till datorer varje halvår* 
• På arbetstid skall all informationssökning vara arbetsrelaterad

* = kontroll genom stickprov sker vid varje internrevision [senaste kontroll 230529]

Halléns medger privat användande av Internet och e-post i mindre omfattning i samband med rast eller utanför arbetstid. Användningen skall ske med gott omdöme, och användandet får inte orsaka Halléns extra kostnader eller gå ut över det ordinarie arbetet. Användaren skall ha i åtanke att Halléns domännamn finns med i avsändaradressen vid sändning av e-post och vid besök på webbplatser. Användandet måste därför ske på ett ansvarsfullt sätt och vara förenligt med de värderingar Halléns företräder.

Inköpspolicy

Halléns Transport & Logistics AB eftersträvar ett så nära samarbete med våra större leverantörer/samarbetspartners så att de skall kunna betraktas som en del av vår förädlingskedja. Dessutom granskar vi dessa årligen i samband med internrevisionerna [se ADMINISTRATION – Inköp/Bedömning av leverantör].

• En leverantör skall kunna leverera rätt vara eller tjänst i rätt tid och till rätt pris och utförande med så liten miljöpåverkan som möjligt. Vår normala policy är att betala en leverantör på 30 dagar.
• Leverantören och/eller dennes produkter/tjänster skall antingen vara miljöcertifierade, hålla på att bygga upp ett miljöledningssystem eller i övrigt leva upp till dom miljökrav som Halléns ställer.
• Vi skall ständigt sträva efter att ha en så modern och miljöanpassad lastbilsflotta som möjligt [se FÖRETAGET – Mål/FM1 – Handlingsplan 4]
• Bränslet skall minst vara miljöklassad diesel, MK1, gärna med en inblandning av RME
• Där så är möjligt skall ett uttjänat däck regummeras. Målsättningen när nya däck införskaffas är att prioritera däck med ett dokumenterat lågt rullmotstånd samt att dessa skall ha låga värden av ingående giftiga ämnen. Vår målsättning för dessa är: PAH-halt < 3 %, Kadmium < 10 ppm samt Zinkoxid < 2 %.

Kvalitetspolicy

Halléns Transport & Logistics AB ska utveckla, marknadsföra och utföra tillförlitliga, säkra och miljöanpassade transporter och tjänster av rätt kvalitet och som uppfyller tillämpliga krav.

Externt innebär det att Halléns ska erbjuda transporter och tjänster av sådan kvalitet att kunderna upplever dem som bättre än andra på marknaden.

Internt innebär det att kvalitetsarbetet inom företaget ska genom alla medarbetares engagemang och ansvar leda till att företagets verksamhetsmål uppfylls. Vi har skapat och underhåller handlingsprogram och rutiner i syfte att ständigt förbättra vår prestanda. Därigenom ökar företagets lönsamhet och förtroende på marknaden och håller nere kostnader för felaktig kvalitet.

Ledningen har det yttersta ansvaret för kvalitetsarbetet.

Lejåkarpolicy

1. Vi skall bara använda oss av lejåkare/subcontractors som är bedömda och godkända av oss och för att bli det skall svenska åkares lejåkardata resp. utländska åkares subcontractor survey vara ifyllt, undertecknat och godkänt en gång per år. För direktkunder som genom sitt SQAS kräver att vi är SQAS-granskade skall inte lejåkare användas om inte dessa antingen är SQAS-godkända eller SQAS-granskade av oss.
2. Varje ny svensk lejåkare skall få, precis som varje ny egen chaufför får, en internutbildning, dvs. följa med en erfaren chaufför under ca 2 veckor. Dom utländska väljs baserat på referenser och/eller tidigare erfarenhet
3. Knyter vi en svensk lejåkare till oss är målsättningen att han/hon, eller en speciell chaufför i åkeriet, enbart kör för Halléns
4. Vi skall undvika använda lejåkare på spotmarknaden om inte dessa minst uppfyller kraven på en av oss godkänd lejåkare

Miljöpolicy

Halléns säljer och utför in- och utrikes transporter. Transporter har bevisligen en påverkan på miljön och därför anser vi att omsorg om miljön och miljörelaterade frågor är viktiga. Vårt agerande styrs utifrån vad som är ekologiskt motiverat, tekniskt möjligt, ekonomiskt rimligt och med hänsyn tagen till ställda kundkrav.

Detta skall uppnås genom att:

1. Vi skall respektera och följa regler och lagar samt ha god framförhållning inför framtida lagändringar
2. Vi skall utföra våra tjänster med ständigt minskad miljöpåverkan utan att kvaliteten försämras 
3. Vi skall skapa och underhålla handlingsprogram och verksamhetsrutiner för ständig förbättring och hållbar utveckling
4. Vi skall göra miljöpolicyn känd för alla i företaget och göra den tillgänglig externt
5. Vi skall ständigt sträva efter att förbättra utnyttjandet av våra resurser
6. Vi skall förebygga incidenter och olyckor som negativt påverkar miljö, hälsa och material 
7. Vi skall på marknaden betraktas som ett miljömedvetet transportföretag

Vår miljöpolicy är fastlagd av den högsta ledningen och utgör grunden för fastställande av våra övergripande och detaljerade miljömål. Miljöpolicyn är kommunicerad till alla anställda hos Halléns genom verksamhetssystemet HVS samt till alla lejåkare genom våra årliga avtal

Personalpolicy

Jämställdhet – Vi anser att det är berikande för ett företag att öka andelen kvinnor och kommer att arbeta för detta. Män och kvinnor kompletterar varandra och hittar ofta olika lösningar eller tillvägagångssätt. En större blandning kommer därför att med stor sannolikhet att leda till fler affärsmöjligheter och till ett nytänkande inom företaget.
Diskriminering – Diskriminering kan utesluta kompetenta personer från anställning och skapa motsättningar på arbetsplatsen. Våra arbetsplatser, både i bilarna, på terminaler och på kontor och i övriga lokaler, skall lämpa sig för alla oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning så länge detta inte står i kontrast till företagets övriga mål, planer och riktlinjer uttryckta på HVS.
Löner – Anställda som utför samma typ av arbete, oavsett kön, skall ha likvärdiga löner om inte sakliga skäl hindrar detta (t.ex. anställningstid, ålder, specialkunskaper).

Policy för personuppgiftshantering

Syftet med denna policy är att säkerställa att Halléns Transport & Logistics AB hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. 
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. VD ansvarar för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet. 
VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. VD har delegerat implementering av denna policy till EPC/Johan Törnquist. 
Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
  
Personuppgift = En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad = Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling = En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

1. Laglighet
2. Ändamålsbegränsning
3. Uppgiftsminimering
4. Korrekthet
5. Lagringsminimering
6. Intigritet och konfidentialitet

• Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske årligen
• Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till EPC/Johan Törnquist som ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
• Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

Safety Policy

Halléns Transport & Logistics AB has the ambition to perform its transports with a maximum of safety both for the environment as for human beings. Both external and internal. This means that our personal always shall have full control over what one is doing and the vehicle one is responsible for.
In the basis we have our internal systems ISO 9001 (quality), ISO 14001 (environment), AFS 2001:1 (working environment), AEO (safety) and SQAS (safety and quality). In these are among other things laws and other regulations, education, written instructions, different policies, emergency preparedness, organisation structure, ways of communication and fields of responsibility described.
In addition to this and other natural precautions we have carried out a number of safety improvement measures. Among these we can mention that we have made a risk analysis and established an action- and emergency plan. We have gone through our routines for employment to make sure that our personal meets the highest safety requirements. Trucks, trailers and office are safety equipped.
In our drivers manuals are among other things mentioned that no unauthorised persons are to be carried as passengers (for example hitchhikers) and that they are obliged always to lock the vehicle if they leave it.
When transporting bulk- and tankunits we have sharpened our demands by saying that they are not allowed to leave loaded units unguarded during transport unless for shorter coffee breaks and then always lock the vehicle. Trailer parking over night shall always be made within fenced guarded areas. They may also not leave the vehicle during loading or unloading unless local rules make this impossible.

Sekretesspolicy

Halléns betraktar all information som lämnas av kunder och leverantörer vid offerter, avtal eller liknande som konfidentiell information. Denna skall:

• delges endast den personal som behöver den för att utföra sina arbetsuppgifter
• returneras till avsändaren när denne så skriftligen begär så
• arkiveras i kundfil

All information om respektive uppdrag hålls till densamma för att den inte skall spridas till tredjepart.

Sjukpolicy

Vid sjukdom krävs läkarintyg efter 8 kalenderdagar (eller tidigare vid oftare förekommande sjukdomsdagar). Läkarbesöket betalas efter inlämnande av kvitto i samband med utbetalning av lön.

Säkerhetspolicy (BBS)

Halléns Transport & Logistics AB har ambitionen att utföra sina transporter med maximal säkerhet för både miljö och människor. Både externt och internt. Detta innebär att våra medarbetare alltid skall ha full kontroll över vad man sysslar med och det fordon man ansvarar för.
I botten finns våra interna system ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö), AFS 2001:1 (arbetsmiljö), AEO (säkerhet) samt SQAS (säkerhet och kvalitet). I dessa finns bl.a. lagar och andra bestämmelser, utbildning, skriftliga instruktioner, olika policys, riskbedömning, organisationsstruktur, kommunikationsvägar och ansvarsområden beskrivna.
Utöver detta och andra naturliga försiktighetsåtgärder har vi genomfört en rad säkerhetshöjande åtgärder. Bland dessa kan nämnas att vi genomfört en riskbedömning och upprättat en beredskaps- och åtgärdsplan. Vi har gått igenom våra anställningsrutiner för att säkerställa att vår personal uppfyller dom högst ställda säkerhetskraven. Bilar, trailers och kontor är säkerhetsutrustade.

Trafiksäkerhetspolicy

Vår ambition är att med ett ledningsansvar som grund, förebygga och att vidta åtgärder som minimerar risken för trafikolyckor där fordon/förare från Halléns eller dess representanter är inblandade.

Detta innebär bl. a. att anställda och ledning inom företaget och dess representanter…

1. …innehar giltigt körkort
2. …alltid använder säkerhetsbälte
3. …respekterar kör- och vilotidsreglerna
4. …är sprit- och drogfria, inkl. starka mediciner, och undviker att köra då vi är trötta
5. …respekterar gällande viktbestämmelser
6. …håller fordonen i trafiksäkert skick
7. …säkrar godset på ett ansvarsfullt sätt
8. …har ett planerat ansvarsfullt framförande av fordonet med hänsyn tagen till medtrafikanter för undvikande av trafikolyckor i syfte att skydda vårt rykte och varumärke
9. …respekterar och följer hastighetsbestämmelserna och med hänsyn tagen till väglag
10. …strävar efter att inte ta uppdrag som innebär att vi måste bryta mot policyn och dess innebörd

Transportskyddspolicy

Vi skall alltid hantera våra kunders gods på ett effektivt och säkert sätt samt värna om kundens och godsets integritet och säkerhet under tiden vi har hand om godset. Val av transportväg bestäms av lämpligaste färdväg för tunga fordon och finns det motorväg skall denna prioriteras. 

Vi skall alltid verka för en säker arbetsmiljö och vidta alla åtgärder för att vår personal, våra fordon och annan egendom skyddas mot yttre fara.

För att nå detta får inga obehöriga personer såsom liftare medföras i Halléns fordon. Ett lastat fordon får inte lämnas obevakat förutom vid kortare fikastopp då fordonet skall vara låst. Trailerparkering över natten får endast ske inom inhägnade områden