Allmänt

I syfte att föra ut beslutsfattandet i organisationen och dessutom precisera personpositionerna har vi lagt in tre olika personnivåer i sidhuvudet. Syftet är att verksamhetssystemet hela tiden skall vara levande och granskas för att ständiga förbättringar skall uppnås:

• Ägare: Den som ansvarar för processen och har befogenheter att initiera ändringar och utveckla processen eller dokumentet
• Upprättat av: Den som upprättat dokumentet fysiskt
• Godkänt av: Den som godkänt dokumentet

Styrelse

Styrelsen ansvarar för företaget gentemot ägare och samhälle enligt lag.

Styrelsens sammansättning och företagets ägarförhållanden framgår av företagets officiella årsredovisning och aktuella uppgifter hos bolagsverket.

Företagets styrelse sammanträder vid behov, dock minst 2 ggr/år.

VD (befogenhetsnivå 1 – befattningsnivå SSYK 1120)

Ansvarar för företagets ledning och skötsel gentemot myndigheter och ägare enligt lag.

Ansvarar för att företagets totala produktions- och personalresurser dimensioneras så att verksamheten fungerar och verkar utifrån uppställda mål. Delvis målansvarig [se FÖRETAGET – Mål]

Har det yttersta ansvaret för verksamhetssystemet och ansvarar för företagets totala säkerhet. Arbetar dessutom aktivt med marknadsföring av företagets produkter och tjänster.

vVD = vice VD (befogenhetsnivå 1 – befattningsnivå SSYK 1120)

För närvarande vakant

EPC = ekonomi- och personalchef (befogenhetsnivå 2 – befattningsnivå SSYK 1211,1221)

Ansvarar – inför VD/styrelse och enligt erhållna direktiv – för företagets ekonomiska och administrativa rutiner och för ekonomisk redovisning enligt lag. I rutinerna ingår:

• Fakturering
• Kreditbedömningar och kravrutiner
• Löpande redovisning och periodbokslut
• Driftsuppföljning av verksamhetsgrenar/fordon
• Lönerutiner
• Arbetsledning för underställd personal
• Utveckling och effektivisering av rutiner
• Personalansvar*
• Assistera VD i säkerhets- och sekretessfrågor
• Utbildning (allmänt)
• Inköp
• Datarutiner (programvara, utveckling, felavhjälpning, säkerhet, m.m.)
• Delvis målansvarig [se FÖRETAGET – Mål]
• Arbetsmiljörelaterade arbetsuppgifter (sjuk- och rehabiliteringsutredningar, arbets- skadeanmälan, statistik över sjukfrånvaro och personalomsättning, företagshälsovård)
• Säkerhetsfrågor (bevakning, larm, informationssäkerhet etc.)
• Delvis ägare av processer i verksamhetssystemet [se ADMINISTRATION – Korsreferenser]
• Lokal och fastighetsansvarig (ansvarar för områdeskontroll i göteborg 1 gång/månad)

* = I personalansvaret ingår att i samarbete med andra berörda arbetsledare kontrollera att anställd personal uppfyller de kompetenskrav som i olika avseenden krävs, såväl avseende företagets tjänstemän som kollektivanställda.

TRC = transportchef (befogenhetsnivå 2 – befattningsnivå SSYK 1321)

Ansvarar, inför VD/styrelse och enligt erhållna direktiv – för företagets operativa transport- och speditionsverksamhet. I rutinerna ingår:

• Marknadsföring*
• Ordermottagning
• Transportbeordring/trafikledning
• De direkta transporterna inkl. terminal
• Kontroll av leverantörsfakturor
• Avvikelserapportering och korrigerande åtgärder
• Medverkan vid utbildning i samråd med EPC
• Ansvarig för övrig underställd personal
• Taxering och uppföljning
• Delvis målansvarig [se FÖRETAGET – Mål]
• Delvis ägare av processer i verksamhetssystemet [se ADMINISTRATION – Korsreferenser]
• Prissättning transporttjänster
• Ansvarig för avtal med externa transportresurser (lejåkare, rederier, m.m.)

* = I marknadsföringsansvaret ingår direkta marknadskontakter, offert- och övrigt försäljningsarbete samt analys av marknadens behov och utarbetande av förslag till nya produkter och tjänster.

KMC = kvalitets- och miljöchef (befogenhetsnivå 2 – befattningsnivå SSYK 1291)

Ansvarar – inför VD och styrelse enligt erhållna direktiv – vad gäller det operativa arbetet med verksamhetssystemet HVS. Detta operativa ansvar innebär att upprätta, underhålla, utveckla, implementera, informera, kommunicera, föreslå förbättringar samt publicera dom dokument och data som ingår i systemet. Detta kan ske oberoende av eller i samråd med ägare av processer. Dessutom ansvarig för internrevisioner och kontakter med certifieringsorganet samt övriga intressenter i kvalitets- och miljöfrågor. Delvis målansvarig [se FÖRETAGET – Mål]. Ledningen har beslutat att centralisera arbetet med systemet till KMC och KMC tar vid behov hjälp av andra i HVS-gruppen. KMC har också utsetts till ledningens representant vilket innebär att han rapporterar till ledningen om verksamhetssystemets status. Dessutom har KMC följande arbetsuppgifter:

• Reklamationer/skador (på gods och utrustning)
• Webbansvarig (Internet och intranät)
• Information (internt och externt)
• Försäkringsfrågor
• Administration betr. ADR-, YKB- och miljöutbildning
• Upprätta och underhålla register över fordonspark (bilar & släp)
• Bränsleuppföljning
• KoV (Kör- och Vilotider)
• Kundundersökning
• Avfall- och återvinningshantering
• Säkerhetsfrågor (risker, hot, rutiner etc.)
• Medarbetarundersökning
• Administratör Halléns Facebook och Linkedin
• Delvis ägare av processer i verksamhetssystemet [se ADMINISTRATION – Korsreferenser]

Platschef Stenungsund (befogenhetsnivå 2 – befattningsnivå SSYK 1321)

Ansvarar, förutom som trafikledare (se nedan), för verksamheten på Munkeröd i Stenungsund. I detta ingår ansvar och befogenheter för:

• Fastighet och inventarier (inköp av tjänster och produkter samt ansvarar för områdeskontroll i Stenungsund 1 gång/månad)
• Personal (utveckling och motivation, resursfördelning, möten samt allmän personalvård)
• Daglig drift (Utveckling, resursfördelning, prissättning, bilbesiktning, fakturakontering samt allmän kundvård)
• Administrerar Stenungsunds kemikaliehantering i iChemistry

Trafikledare (befogenhetsnivå 3 och 4 – befattningsnivå SSYK 4323)

Ansvarar, inför TRC, för den dagliga operativa verksamheten. I arbetsuppgifterna ingår:

• Direkt ordermottagning från kund
• Rådgivning och upplysning till kund vid behov
• Planering och fördelning av uppdrag
• Direkt transportbeordring
• Anlitande av externa transportresurser vid behov enligt erhållna direktiv
• Direkt kundkontakt vid import och export
• Taxering enligt fastställda prislistor
• Lönehantering (nivå 3)
• Ansvarar, inför EPC, för personalfrågor gällande chaufförer såsom, lön, nyanställningar* 
• Ansvarar, inför EPC, för systemfrågor gällande Hogia Mobilast* 
• Deltaga på HVS-möten* 
• Ansvarar, inför Platschef Stenungsund, för daglig drift på Halléns terminaler samt trafikledning Stenungsund** 

* = gäller 1 person
** = gäller 1 person med titel Trafikchef

Teknisk chef (befogenhetsnivå 2 – befattningsnivå SSYK 4323)

Ansvarar, inför TRC, för tekniska frågor rörande vagnpark och utrustning. Ansvarar, inför VD, för reparation och underhåll av vagnpark och utrustning. I arbetsuppgifterna ingår:

• Huvudansvar för tekniska SQAS-frågor
• Huvudansvar för driften av Transics
• Huvudansvar för att kontrollera att nyinköpta fordon innehar ADR-certifikat innan de sätts i trafik
• Övriga teknikfrågor avseende fordon och utrustning
• Intern kontrollant och utbildare avseende våra säkerhetsselar

Ekonomiassistent (befogenhetsnivå 4 – befattningsnivå SSYK 4111)

Ansvarar, inför ledningen, för den dagliga verksamheten. I arbetsuppgifterna ingår:

• Bokföring
• Registrera och betala inkomna fakturor
• Lönehantering
• Utfärda fakturor
• Ut- och ingående post
• Arkivering

Chaufför (befogenhetsnivå 5 – befattningsnivå SSYK 8332)

Ansvarar inför resp. trafikledare och enligt erhållna direktiv för de egentliga transporterna och för fordonens drift och handhavande.

All trafik skall ske med iakttagande av vid varje tillfälle gällande lagar och förordningar, liksom av meddelade direktiv.

En del chaufförer (och viss verkstads- och kontorspersonal) har specialbehörigheter. Dessa är markerade i resp. telefonlista på HALL-ON-NET så här:

• ADR = Innehar behörighet att köra ADR-gods (se utbildningsregister för exakt behörighet)
• DFS = Innehar förarkort för bilar med digital färdskrivare
• TRU = Innehar tillstånd från Halléns att köra truck för Halléns på Halléns område
• YKB  = Innehar ett yrkeskompetensbevis

Terminalarbetare (befogenhetsnivå 5 -befattningsnivå SSYK 4322)

Ansvarar, inför platschef Stenungsund, för den dagliga operativa verksamheten både i Göteborg och i Stenungsund. I arbetsuppgifterna ingår:

• Omlastningar och rangering av trailers och containers
• Lining (klä konventionella containers invändigt med plast)
• Underhåll (bl. a. truckar, tvätthall, gård, gräsmattor, snöröjning etc.)

Eftersom arbetet bedrivs på två ställen måste det styras från kontoret för optimal arbets- fördelning. All frånvaro skall anmälas till platschef Stenungsund innan 07.00. Om någon av arbetsplatserna behöver plötslig förstärkning skall detta anmälas enbart genom platschefen i Stenungsund.

Säkerhetsrådgivare (extern tjänst) (Ägare: KÖ)

Fungerar som en länk mellan företaget och MSB vid akuta skador, som en expert vi kan ställa frågor till och för löpande statistikredovisning av farligt gods som Halléns transporterar.

Tjänsten är f.n. inköpt externt från Aleso Utbildning AB och Mikael Alesö är vår säkerhetsrådgivare (anmälan, intyg t.o.m. 240930). Han nås på tel. 031 – 12 20 30 eller 0730 – 58 88 85) eller via e-mail mikael@aleso.se. All dokumentation för farligt gods som vi transporterar samlas årsvis in och sorteras efter ADR-klass. Vår säkerhetsrådgivare tillsänds informationen som underlag för en rapport vilken skickas till oss. Rapporten ska sparas i fem år och skall på begäran skickas in till/uppvisas för MSB [Årsrapport 2022]se bilaga 1 i HVS pappersversion].